Ombuds est un mot d’origine scandinave qui signifie « médiateur » ou « protecteur ». Il s’applique tant aux femmes qu’aux hommes. Selon le contexte et le pays, on parle parfois d’ombudsman, de protectrice ou de protecteur, de médiatrice ou de médiateur. Aujourd’hui, le terme ombuds est préféré à ombudsman par la International Ombudsman Association.

Il existe plusieurs types d’ombuds. Joëlle Thibault est un ombuds organisationnel dont les services visent surtout les ressources internes (employée, employé, gestionnaires, etc.).

Le champ de compétence de l’ombudsman classique ou législatif,  vise les décisions administratives du gouvernement ou d’une municipalité. Au Canada, il existe un nombre important d’ombuds au sein des écoles, des collèges et des universités. Bien que leurs mandats diffèrent, leurs interventions respectent de façon générale les mêmes principes de confidentialité, de neutralité, d’impartialité et de traitement juste et équitable des différends.

L’ombuds aide les employées, les employés et les gestionnaires à prévenir et à prendre en charge leurs différends de manière rapide et efficace, au moyen de solutions durables. L’ombuds intervient ainsi au besoin auprès des membres d’une organisation qui vivent des situations difficiles de toutes sortes, notamment des cas d’abus d’autorité, d’incivilité, de harcèlement psychologique ou sexuel, de discrimination, de perception d’iniquité ou d’injustice, ou de signalements d’événements inquiétants.

L’ombuds aide également les organisations à mieux composer avec les enjeux liés au climat de travail, à renforcer l’expérience employé et à demeurer proactives en matière de gestion des risques. L’ombuds fait notamment des recommandations à la haute direction et au conseil d’administration, dans le but d’optimiser les façons de faire de l’organisation en matière de prévention et de gestion des conflits.

Oui. Joëlle Thibault agit comme ombuds et sa pratique est fondée sur des paramètres établis, notamment l’énoncé des principes éthiques du Forum canadien des ombudsmans ou les normes d’exercice de la International Ombudsman Association. Le travail des ombuds n’est pas une profession. Chaque ombuds a toutefois à cœur le respect des paramètres reconnus et s’engage à les défendre afin de préserver l’intégrité de cette fonction et sa contribution pour les individus et les organisations.

L’ombuds protège la confidentialité des personnes de plusieurs façons. Cette protection s’applique lors du contact initial, tout au long des échanges et même après les interventions. Lors du contact initial, une personne qui le souhaite peut demeurer anonyme. De plus, l’ombuds s’assure de protéger la confidentialité des informations qui lui sont transmises.

Les échanges entre l’ombuds et une personne ont pour but de tenter de régler une situation à l’amiable. Si la personne souhaite que Joëlle Thibault intervienne auprès d’une autre personne ou de son organisation, elle ne le fera qu’avec son accord explicite. Sinon, tout ce qui est échangé demeure confidentiel, sauf exceptions. Si une personne souhaite échanger des documents avec elle, elle sera invitée à le faire via une plate-forme sécurisée.

Dans des situations urgentes où la santé ou la sécurité sont en jeu, ou lorsque la loi l’exige, l’ombuds pourrait communiquer des informations sans le consentement de la personne.

Après une intervention, l’ombuds ne conservera que des informations dénominalisées (c’est-à-dire anonymes) et détruira ou remettra à la personne concernée ses documents.

L’ombuds fait rapport à la direction générale ou au conseil d’administration de l’organisation. Les rapports sont anonymes et visent à permettre à l’organisation de comprendre et de prévenir des enjeux, et d’optimiser ses approches et ses processus. Les rapports annuels sont à la disposition du personnel de l’organisation.

Il est vrai que les organisations qui retiennent les services de Joëlle Thibault à titre  d’ombuds lui versent des honoraires. Le fait qu’elle  soit à l’extérieur des organisations et qu’elle se rapporte à la direction générale ou au conseil d’administration, sans aucun autre intérêt que celui d’aider à résoudre des enjeux individuels ou systémiques, lui permet de préserver cette neutralité. Elle ne représente ni les personnes qui la contactent, ni l’organisation. Elle est là pour désamorcer les tensions et donner un point de vue neutre ou une perspective nouvelle, pour le bénéfice de tous, les personnes et les organisations.

N’hésitez pas à communiquer avec Joëlle Thibault. En retenant les services de l’ombuds, l’organisation s’engage à encourager les personnes à utiliser ses services et à intervenir dans l’éventualité de représailles. Si des représailles étaient constatées, Joëlle Thibault les signalerait sans délai auprès des instances appropriées.

D’une part, l’ombuds est une ressource située à l’extérieur de l’organisation, alors que les RH sont souvent à l’interne. D’autre part, les RH conseillent et guident la gestion et la direction dans l’ensemble des dimensions liées aux ressources humaines (recrutement, rémunération, évaluation de performance, développement organisationnel, stratégie, etc.). L’expertise de Joëlle Thibault à titre d’ombuds, elle, est axée sur la prévention et la résolution de situations difficiles au travail. La contribution de l’ombuds est donc complémentaire à celle des RH.

Les programmes d’aide aux employés, ou PAE, sont des services mis à la disposition des membres du personnel afin de les aider à faire face à des défis personnels et professionnels. Ces services professionnels (psychologues, conseillères en orientation, etc.) sont strictement offerts pour appuyer la personne qui consulte. En comparaison, l’ombuds a le mandat d’intervenir au sein de l’organisation de manière à désamorcer une situation par le biais d’une intervention ou d’une médiation. Par conséquent, l’ombuds peut aussi faire des recommandations afin de rectifier une iniquité dans un dossier ou au sein de l’organisation.